سیستم مدیریت مکاتیب و اسناد (DLMS) برای مدیران اداری و اجرائیه تشریح شد

نشست آموزشی و آگاهی‌دهی در بارهٔ چگونگی استفاده از سیستم برقی مدیریت مکاتیب و اسناد (DLMS)، برای مدیران اجرائیه و اداری ریاست‌های مرکزی و نواحی شاروالی کابل، از سوی ریاست تکنالوژی معلوماتی این اداره، با همکاری وزارت مخابرات و تکنالوژی معلوماتی، برگزار شد.
در این نشست، چگونگی استفاده از سیستم مدیریت مکاتیب و اسناد (DLMS)، روند ثبت، ارسال، دریافت و طی مراحل اسناد و مکاتیب اداری و همچنان نحوهٔ انجام مراحل اداری از طریق سیستم برقی، برای اشتراک‌کنندگان به‌صورت عملی و مفصل تشریح گردید.
مسئولان ریاست تکنالوژی معلوماتی شاروالی کابل گفتند که این سیستم به‌منظور دیجیتالی‌سازی روندهای اداری، تسهیل و تسریع اجرای مکاتیب و اسناد و ایجاد هماهنگی بیشتر میان ادارات ترتیب و عیار شده است.
با استفاده از این سیستم، مکاتیب و اسناد اداری به‌گونهٔ منظم در مراحل مختلف اداری طی مراحل شده و روند پیگیری و اجراآت مربوط به آن نیز در سیستم قابل مشاهده و مدیریت خواهد بود.
در جریان برنامهٔ آموزشی، شیوهٔ استفاده از بخش‌های مختلف سیستم، چگونگی ثبت و ارسال مکاتیب، طی مراحل پیشنهادات، استعلام‌ها و سایر اوراق اداری و همچنان نحوهٔ انتقال اسناد میان واحدهای مربوط، برای مدیران اداری و اجرائیه ریاست‌های مرکزی و نواحی آموزش داده شد.
بشیر احمد «مبشر» آمر سیستم‌سازی ریاست تکنالوژی معلوماتی شاروالی کابل، گفت که هدف از برگزاری این برنامه، آشنایی مسئولان اداری و اجرائیه با چگونگی استفاده مؤثر از سیستم مدیریت مکاتیب و اسناد و فراهم‌سازی زمینه برای تطبیق هرچه بهتر آن در بخش‌های مختلف شاروالی کابل است.
وی افزود: «در این نشست آموزشی، چگونگی استفاده از سیستم برقی و نحوهٔ طی مراحل پیشنهادات، مکاتیب، استعلام‌ها و سایر اوراق اداری برای کارکنان و مسئولان اداری نواحی و ریاست‌های مرکزی تشریح شد.»
آقای مبشر بیان داشت که با عملی‌شدن این سیستم، روندهای اداری به‌صورت برقی انجام شده و در مراحل مختلف اداری، از ترتیب و انتقال اسناد تا طی مراحل و پیگیری آن، سهولت‌های لازم ایجاد خواهد شد.
به گفتهٔ وی، استفاده از سیستم مدیریت مکاتیب و اسناد، علاوه بر کاهش استفاده از اسناد کاغذی، می‌تواند از اتلاف وقت در انتقال و طی مراحل اوراق اداری جلوگیری کرده و زمینهٔ اجرای امور را به‌صورت منظم، سریع و شفاف فراهم سازد.
مسئولان ریاست تکنالوژی معلوماتی شاروالی کابل تأکید کردند که آموزش و آشنایی کارمندان با این سیستم، گام مهم در راستای دیجیتالی‌سازی خدمات اداری و ایجاد یک روند واحد برای مدیریت مکاتیب و اسناد در ریاست‌های مرکزی و نواحی به شمار می‌رود.
این برنامه آموزشی در حالی برگزار می‌شود که روند توسعهٔ خدمات برقی در ادارات دولتی، با هدف ساده‌سازی مراحل اداری، کاهش زمان اجراآت و ایجاد سهولت بیشتر برای کارمندان و مراجعان، در حال گسترش است.